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南京信息工程大学机关公文处理规定

发布日期:2011-2-19 17:01:24 点击数:

第一章  总  则


    第一条  为使我校机关公文处理科学化、制度化、规范化,根据上级规定,结合学校实际,制定本规定。
    第二条  机关公文,是学校党政机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书,是传达贯彻党的路线、方针、政策,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的工具。
    第三条  公文处理应当坚持实事求是原则,按照行文机关要求和公文处理规定进行,做到准确、及时、安全、保密。
    第四条  党委办公室、校长办公室是学校党政机关公文处理工作的管理机构,负责对学校党政各级机关、部门公文处理工作进行业务指导。各单位负责人应有专人分管此项工作。
    第五条  党委办公室、校长办公室配备秘书人员具体负责公文处理工作。秘书人员应具有较高的政治和业务素质,有敬业奉献精神,作风严谨,遵纪守法,恪尽职守。
    第六条  各级党政机关要发扬密切联系群众、实事求是、认真负责的工作作风,克服官僚主义、形式主义和文牍主义,努力搞好公文处理工作。各级党政机关要提高办公自动化水平,改善办公手段,加快公文运转,提高工作效率。


第二章  公文处理的主要内容


    第七条  公文处理是包括公文的拟制、办理、管理、立卷归档等在内的一系列衔接有序的工作,其主要内容是:
    (一)公文的拟制、校核和签批;
    (二)公文的核发、印制和用印;
    (三)公文的签收、登记、分发和传递;
    (四)公文的拟办、请办、承办和催办;
    (五)公文的传阅;
    (六)公文的利用、管理、清退和销毁;
    (七)公文的立卷和归档。.


第三章  公文的种类


    第八条  机关公文种类主要有:
    (一)决议  用于经会议讨论通过的重要决策事项;
    (二)决定  用于对重要事项作出决策的安排;
    (三)意见  用于对重要问题提出见解和处理办法;
    (四)通知  用于发布党政法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和无隶属关系机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项;
    (五)通报  用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况;
    (六)公报  用于公开发布重要决定或者重大事件;
    (七)报告  用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议,答复上级机关的询问;
    (八)请示  用于向上级机关请示指示、批准;
    (九)批复  用于答复下级机关的请示;
    (十)规定  用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范;
    (十一)函  用于机关之间商洽工作、询问和答复问题,向无隶属关系的有关主管部门请求批准等;
    (十二)会议纪要  用于记载会议主要精神和议定事项。


第四章  公文格式


    第九条  机关公文一般由版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、主题词、抄送机关、印制版记、页码等组成。
    (一)版头  《中共南京信息工程大学委员会文件》版头和《南京信息工程大学文件》版头适用于校党委、行政职责范围内重大事项的决定和通知。党政各部门以党委、行政的名义在全校范围内传达、贯彻党政的有关方针、政策,向下级相关部门部署工作,转发上级机关的公文,发布本部门职权范围内的事项,通知重要事项,向上级机关报告、请示工作,也可用此公文版头,但编相关部门发文字号,加盖党委或行政印章。
    (二)发文字号  发文字号由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成,标注于版头下方居中或者左下方,3号仿宋体,发文年度用六角括号扩起,如“党发〔2006〕1号”。
联合行文,一般只标明主办机关的发文字号。发文顺序号不标虚号;党委、行政发文由党委办公室、校长办公室统一编号,部门发文各自编号。
各级机关简称及发文字号见附件。
    (三)标题  一般由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成,位于横隔线下方,主送机关之上,2号中宋体或黑体居中。除印发规章性文件外,标题一般不加书名号,也不用其他标点符号。
    (四)主送机关  主要受理公文的机关。主送机关名称应当用全称或者规范化简称,标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
    (五)正文  公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或者主送机关的下1行,每自然段左空2字,回行顶格,3号仿宋体,文中如有小标题可用3号黑体字。
    公文中引用公文应当先引标题,后引发文字号。
    日期应当写具体的年、月、日,不要把“20××年”简写成“××年”。
    公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语等必须使用汉字外,其他数字应使用阿拉伯数码。
    公文结构层次序数一般依次用汉字、汉字加括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加括号,如第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
    (六)附件  公文附件,应当置于主件之后,与主件装订在一起,在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。有两个以上附件时,应用阿拉伯数码注明顺序并将顺序号分别标注于各附件首页的左上方。被批转的下级机关公文和被转发的上级、同级机关公文,不属本机关公文的附件,不需在正文之后、发文机关署名之前注明,在批转、转发“通知”之后另页排印即可。
    (七)发文机关署名  机关单独发文不署名,只在日期上加盖公章,联合行文应分别署名。署名应当用全称或者规范化简称,位于正文的右下方,3号仿宋体。
    (八)成文日期  一般署会议通过或者领导人签发的日期;联合行文,署最后签发机关领导人的签发日期;特殊情况署印发日期。成文日期应当用汉字注明年、月、日,位于发文机关署名下方,3号仿宋体,如“二○○六年五月一日”。
    (九)印章  除会议纪要外,公文应当加盖发文机关印章。单独发文用印位置居成文日期中间偏上,以上不压正文、下略压成文日期为宜。用印要端正、清晰。
    当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
    (十)主题词  按上级机关的要求和《公文主题词表》标注,位于抄送机关上方,“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号宋体字;词目之间空1字。
    (十一)抄送机关  指除主送机关外的其他需要告知的公文内容的上级、下级和不相隶属机关。抄送机关名称标注于印制版记上方。
    (十二)印制版记  由公文印发机关名称、印发日期等组成,位于公文末页下端。印制版记左右各空1字标注。
    (十三)页码  从文件首页始标页码,用四号阿拉伯数字,在页脚居中或外侧标注,可在数字前后加短横隔线,如“-1-”。文件附件另编页码。
    根据需要,有的公文还应包括份号、密级、紧急程度、签发人、印发传达范围等内容。
    (十四)份号 公文印刷份数的顺序号,标有密级的公文应标明份号。如需标识公文份数序号,用阿拉伯数码顶格标识于公文首页左上角第1行。
    (十五)密级  公文的秘密等级,分绝密、机密、秘密三级,绝密为最高等级。如需标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在首页右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级和保密期限,用3号黑体字,顶格标识在首页右上角第1行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
    (十六)紧急程度  对公文送达和办理的时间要求。紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。紧急公文的紧急程度用3号黑体字标注在文件首页右上角第1行;如需同时标注秘密等级、紧急程度,应先标紧急程度后标秘密等级。
    确定公文的紧急程度应实事求是,防止随意性。
    (十七)签发人  上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,  签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
    (十八)印发传达范围  加括号标注于成文日期左下方。
    第十条  公文的汉字从左到右横排。公文用纸一般采用国际标准A4型(长297mm,宽210mm),左侧装订。

第五章  行文规则

    第十一条  行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精。可发可不发的公文不发,可长或短的公文要短。
    第十二条  公文的行文关系,根据各自的隶属关系和职权范围确定。
    (一)中共南京信息工程大学委员会、南京信息工程大学可以向上级党政组织和下级党政组织行文。
    (二)党委办公室、校长办公室根据学校党委和行政授权,可以向党总支(直属党支部)和二级单位、部门行文。党委和行政其他部门在各自职责范围内可以向党总支(分党委、直属党支部)和二级单位行文通报情况、安排专项工作,但不得发布指示性公文。
    (三)中共南京信息工程大学纪律检查委员会可以根据隶属关系向上级或下级纪委行文。
    (四)南京信息工程大学工会委员会,可以根据隶属关系向上级或下级工会组织行文。
    (五)共青团南京信息工程大学委员会,可以根据隶属关系向上级或下级共青团组织行文。
    (六)校党委和校行政各业务部门之间一般不得互相行文,各单位一般不得越级行文。
    (七)同级党委、行政部门必要时可以联合行文。
    (八)不相隶属机关之间一般用函行文。
    第十三条  向上级机关请示问题,应当一文一事,不应当在非请示公文中夹带请示事项。
    请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报;经过协商未能取得一致意见时,应当在请示中写明。除特殊情况外,请示应当送上级机关的办公室按规定程序处理,不应直接送领导者个人。
    校党委、行政各部门未经校党委、行政的同意或授权,不得越过校党委、行政向上级主管部门请示重大问题。
    第十四条  对不符合行文规则的上报公文,可退回下级呈送机关。

第六章  发文办理

    第十五条  发文办理分为公文的起草、校核、签发、复核、登记、印刷、用印、分发等程序。
    (一)以校党委和行政名义发文(或经党委和校长授权的党办、校办发文)流程:
主办单位拟稿并誊写发文稿纸→本部门领导核稿(有关部门领导会签)→送党办、校办校核→转有关校领导签发→党办、校办编号→打印(拟办人员校对)→盖印、发文存档→分发。
    (二)党委或行政各部门发文(包括纪委、团委、工会发文)流程:
主办单位拟稿并誊写发文稿纸→本部门领导校核(有关部门领导会签)→本部门领导签发→本部门编号→打印(拟办人员校对)→盖印、发文存档→分发。
    第十六条  起草公文应当做到:
    (一)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神,完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;
    (二)全面、准确地反映客观实际情况,提出的政策、措施切实可行;
    (三)观点明确,条理清晰,内容充实,结构严谨,表述准确;
    (四)开门见山,文字精练,用语准确,篇幅简短,文风端正;
(五)人名、地名、时间、数字、引文准确。公文中汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案,计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定;
    (六)杜绝形式主义和繁琐哲学。
    第十七条  起草重要公文应当由单位主要负责人亲自动手或亲自主持、指导,要进行调查研究和充分论证,并征求相关部门意见。
   第十八条  以校党委、行政名义发的公文文稿经主办单位领导审核之后送党委、行政领导审批之前,一律先交党委办公室、校长办公室进行校核,之后由党委办公室、校长办公室统一呈党委、行政领导审签。
    第十九条  公文校核的基本任务是协助校党委、行政领导保证公文的质量。
    公文校核的内容是:
    (一)是否确需行文;
    (二)报批程序是否符合规定;
    (三)内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级的指示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;
    (四)涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;
    (五)所提措施和办法是否切实可行;
    (六)人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合有关规定。
    文稿如需作较大修改,应当与原起草部门协商或请其修改。
    第二十条  已经校领导审批过的文稿,在印发之前应再作校核。校核的内容同第十九条第(六)款。经校核如需作涉及内容的实质性修改,须报原审批领导复审。
    第二十一条  校党委、行政发文须经校党委、行政主管领导签发。重要的和向上级机关的行文一律由党委主要领导签发。
    部门发文一般由部门负责人审批签发。重要的部门行文应由主管该部门的校党委、行政领导签发。
联合发文,须经所有联署机关的负责人会签。重要的联合行文应由主管主发单位的校党委、行政领导签发。
    第二十二条  领导人签发公文,应当明确签署意见,并签署姓名和时间。签发稿应当打印或誊写清楚、整洁。
    领导人签发公文应用黑色或蓝黑色墨水,一般不用圆珠笔,不能使用铅笔。
    第二十三条  发文机关办公室在公文正式印发前,对公文的审批手续、文种、格式等进行复核,确定发文字号、分送单位和印制份数。
    第二十四条  发文登记须由专人办理,包括填写发文字号、记录签发人、按经领导审定的印发范围和存档要求确定公文印发份数等。
    第二十五条  公文的印刷应当做到准确、及时、规范、安全、保密。秘密公文应当由专人负责进行印制。


第七章  收文办理

    第二十六条  收文办理分为公文的签收、登记、拟办、请办、分发、传阅、承办和催办等程序。
    第二十七条  属党委和书记收文的,由党委办公室统一办理;属行政和校长收文的,由校长办公室统一办理;属各部门和各单位收文的,由各自负责办理。
    第二十八条  签收  收到有关公文并以签字或盖章的方式给发文方以凭据。签收公文应当逐件清点,如发现问题,应当及时向发文机关查询,并采取相应的处理措施。急件应当注明签收的具体时间。
    第二十九条  登记  公文办理过程中就公文的特征和办理情况进行记载。登记将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发日期及办理情况逐项填写清楚。
    第三十条  拟办  办公室对要办理的公文提出办理意见。
    第三十一条  请办  办公室根据授权或者有关规定将需要办理的公文注请主管领导人指示或主管部门研办。对需要两个以上部门办理的,应当指明主办部门。
    第三十二条  分发  办公室根据有关规定或者领导人批示将公文分送有关领导人和部门。
    第三十三条  传阅  办公室根据领导批示或授权,按照一定的程序将公文送有关领导人阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文的去向,避免漏传、误传和延误。
    第三十四条  承办  主管部门对需要办理的公文进行办理。凡属承办部门职权范围内可以答复的事项,承办部门应当直接答复呈文机关;凡涉及其他部门业务范围的事项,承办部门应当主动与有关部门协商办理;凡须报请党委或行政审批的事项,承办部门应当提出处理意见并代拟文稿,一并请党委或行政审批。
    第三十五条  催办  办公室对公文的承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或者重要公文应当及时催办,对一般公文应当定期催办,并随时或者定期向领导人反馈办理情况。

第八章  公文立卷归档

    第三十六条  公文处理过程中,应当使用符合存档要求的书写材料。公文办理完毕后,各单位应当按照《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》和《南京信息工程大学档案实体分类法与档案工作规范》等有关规定进行立卷归档。个人不得保存应当归档的公文。
    第三十七条  需两个以上部门办理的公文,原件由主办部门立卷归档,相关部门保存复制件。

第九章  公文保密

    第三十八条  公文处理应当严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密法规,遵守《南京信息工程大学保密工作暂行条例》的有关规定,确保党和国家秘密的安全。
    凡泄露党和国家秘密公文的,依照有关法律、法规的规定进行处理。
    第三十九条  发文机关在拟制公文时,应当按照公文的内容和工作需要,严格划分密与非密的界限。
对于需要保密的公文,密级的确定、变更和解除按照《南京信息工程大学关于确定密级、变更密级和解密的暂行办法》执行。

第十章  附  则

    第四十条  本规定由党委办公室、校长办公室负责解释。
    第四十一条  本规定自发布之日起施行。

 
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