为了正确使用和处理各类公文，加强公文的规范化、制度化和科学化管理，现对我校公文版头、机构简称及发文字号作如下规定：

一、各类公文版头及其适用范围

（一）文件格式版头

1．《中共南京信息工程大学委员会文件》和《南京信息工程大学文件》版头用于学校党委、行政贯彻党的路线、方针、政策，部署相关工作，转发上级机关文件，向上级机关报告、请示工作，公布学校中长期发展规划、年度工作要点和总结、机构设置或调整、干部任免、奖惩等重大事项，颁布学校重要规章制度，通知重要事项，批复下级机关的请示等。

学校党政各部门以学校党委、行政的名义向全校发布本部门职权范围内的重要事项，如传达、贯彻党政的有关方针、政策布置相关工作，转发上级机关的公文，通知重要事项，也可用此公文版头，但编相关部门发文字号，加盖学校党委或行政印章。

2．《中共南京信息工程大学委员会办公室文件》、《南京信息工程大学校长办公室文件》除用于制发本单位公文外，还用于根据学校党委和行政授权，转发上级机关的文件，向上级机关报告、请示工作；传达学校党委和行政的决议或决定，布置相关工作，发布相关事项等。

3.《中共南京信息工程大学纪律检查委员会文件》、《南京信息工程大学工会委员会文件》、《共青团南京信息工程大学委员会文件》分别用于纪委、工会和团委制发公文。

4.《中共南京信息工程大学××学院委员会文件》、《南京信息工程大学××学院文件》分别用于各学院党委和行政制发公文。

5.《南京信息工程大学××处（部、室）文件》用于各职能部门制发公文。

6.未涉及到的部门、单位发文版头参照以上执行。

（二）函件格式版头

7.《中共南京信息工程大学委员会》和《南京信息工程大学》用于中共南京信息工程大学委员会和南京信息工程大学以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

8．《中共南京信息工程大学委员会办公室》和《南京信息工程大学校长办公室》用于南京信息工程大学党委办公室、校长办公室以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

9.《中共南京信息工程大学委员会××》和《南京信息工程大学××》（如<中共南京信息工程大学委员会组织部>、<南京信息工程大学教务处>）用于学校机关各部、处、室以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

10.《中共南京信息工程大学××学院委员会》、《南京信息工程大学××学院（部）》、《南京信息工程大学××（直属单位全称）》（如<南京信息工程大学图书馆>）用于学院（部）、直属单位以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

（三）会议纪要格式版头

11．《南京信息工程大学党委会会议纪要》和《南京信息工程大学校长办公会会议纪要》用于记载和传达相应会议的主要精神和议定事项。

二、机构简称

（一）在公文处理中，“各单位”指全校各中层单位，“各学院（部）”指全校各教学单位（含成教高职院、滨江学院、体育部等14个单位），“机关各单位”指学校机关各职能部、处、室，“各党委（总支、直属支部）”指全校各二级党组织（包括各学院党委、各党总支、直属党支部）。

（二）各单位机构简称见附表。

三、发文字号

（一）公文发文字号由发文机关代字、发文年号和发文序号三部分组成。如图例所示，“校办发”为发文机关代字，“〔2006〕”为发文年号，“1号”为发文序号。

例：

发文机关代字 发文年号 发文序号

↓ ↓ ↓

校办发(函) 〔2006〕 1号

（二）对外发文时，发文机关代字一律为“南信大＋发文代字”。例如以校行政名义向上级部门请示时发文字号为“南信大校发〔2006〕1号”。

（三）各单位发文机关代字见附表。

附 表：

南京信息工程大学机构简称及发文机关代字一览表